二、职场公文的写作流程和方法

职场写作不同于文学创作，职场公文可以使用基本的框架结构，如波利五力分析结构、3C战略结构等；也可以模仿，看到喜欢的框架结构拿过来改写，填入自己的数据和观点，一般也不会被认为抄袭或者剽窃。

写作本身也是一个动态的过程，包括思考准备、撰写和修改定稿；下面就结合工作总结的写作来阐述职场公文的写作。

（一）定主题

职场写作命题作文居多，要求限时成稿，写作者十分被动，必须在最短时间内了解到写作这份材料的用途，写给谁看，明确写作目的；根据写作目的，确定写作风格，用正确的方式、正确的语气说正确的话。

如工作总结，目的就是让上级组织了解这段时期你所做的工作、取得的成绩，总结经验教训，提出建议，展示自身的成长和对工作的付出。

（二）拟标题

拟标题是对主题的再次梳理、聚焦，分析受众，明确解决受众什么问题、给受众带来什么。

目前主流的文案创作，拟定标题常采用WHCB法则，网络上哪些标题党、段子手就经常使用，匠心独造，追求个性化。

WHCB法则分为感性和理性两个维度，感性方面指标题要做到情感唤醒（Wake up）和戏剧化（Histrionic）；理性方面则是指标题要具备群体关联（Connection）和利益的直观呈现（Benefit）。

情感唤醒就是设定一个场景，通过标题刺激受众的人性，唤醒受众情感并激发兴趣，如《深夜加班狗，没想到这次竟……》。

戏剧效果就是要在标题中制造矛盾冲突，吃瓜群众都是看热闹不嫌事大，只有矛盾冲突带来的兴奋点，才能够很好勾起人们的好奇心，如《刚毕业的实习狗，为何让工作3年的你下不了台？》

群体关联包括身份标签和群体符合，标题要指向明确，让你的目标受众一眼辨识到，这是和我相关的内容，和我有很大的关涉性，如《二次元世界新宠：局座有话说》。

利益呈现主要通过数字和修辞，直接把文章能够带来的好处告诉别人，可以快速吸引目标人群，如《5张图告诉你奔三还单着的感觉会有多糟》。

虽然工作总结不一定要取标题，但取个好标题还是能为工作总结增色，提升号召力和感染力。

（三）搭框架

框架是职场写作最核心的部分，写作者要把握结构美感，让观点深入人心。

框架的搭架可以借助金字塔原理，金字塔原理的核心就是结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进；纵向明确清晰、有层次，横向系统全面、有条理。

归类分组时要遵循MECE原则，MECE原则是逻辑思考的基本概念，通俗说是“不重复、不遗漏”。不重复就是为了让人容易理解，不遗漏是为了更有说服力。在实际使用中，确保各级主题特别是三、四主题都要符合MECE原则，有些困难。但我们可以借用过一些现成的MECE架构来行文，如波特五力分析架构、3C战略分析架构等。

一是搭建框架首先要根据确定的主题列出写作提纲，确定各级标题，一般分为三级即可。确定主标题→提炼各层次标题→细分各层次标题。可以把直接论点或者主要内容提炼成小标题，如总经办工作总结中的“合同单据审核”，就可以使用工作内容为标题“本月完成合同单据审核××次”。

二是可以直接套用范文模板，或者结构分析后使用。如其他的总结报告、《政府工作报告》。

三是可以借助工具列出写作提纲。如思维导图、鱼骨图、逻辑树等。

日常工作中的总结报告主要是总结工作成果，在实事求是的基础上，突出重点，突出个性，体现自身价值。但是好的工作总结不只是将一段时间没所有工作进行简单汇总，要充分体现个人职业素养，充分展示工作理念和工作态度，有工作回顾，也要有经验总结。

总结的框架结构可以分为上阶段目标任务完成情况、下阶段工作安排、需要的支持及建议等部分，各层级主题可以按照时间顺序、结构顺序或者重要性顺序排列。

（四）查资料

框架搭建好后，就可以开始按照框架整理素材，没有素材的支撑，无法完成职场写作。

职场写作素材主要靠平时收集，如政策方针、行业动态、公司的内部数据等，素材要求真实而有说服力，如果素材的真实性不能确定，宁可不用。

职场人要定期按照MECE分类整理工作成果，如工作总结，可以养成每周自我总结的习惯，每周分类总结工作成果，最忌上级催要总结时急急忙忙收集工作完成情况，导致总结不全面，深度不够。

（五）写序言

序言就是公文的开头部分，可长可短，一切按需而定，可以用来讲一个故事，也可以介绍主要内容和结构，说明主要观点；有时，也可以通过开头、结尾和文中的引言文字组成一篇序言。

但是，一篇好的好的序言应该要符合金字塔原理的SCQA原则。

情景（Situation），原本稳定的状态描述。

冲突（Complication），颠覆现状发生的问题。

疑问（Question），选出待完成课题。

回答（Answer），提出假设解决方案。

如工作总结可以这样描述：

（S）去年年末的年会上，公司部署安排了今年的重点工作，要求……半年来，部门上下始终那招会议要求落实工作，取得了……（C）但是，这半年来也暴露出了一些问题……（Q）下半年，我们要静下心来，思考解决这些问题……（A）接下来，我们就下半年的一些工作安排，做具体的汇报……

（六）成初稿

根据主题、框架，分类梳理素材，完成初稿的写作，要体现思考水平和洞见。写作时可以先不管文字和语法，把想到的都先写下来，把梳理好的素材填到框架里去；同时边写边搜集新素材，组合成文。

比如写工作总结时，先把收集的工作成果、工作数据按照框架汇总，以终为始，成果导向，汇总关键工作成果，即“列出关键成果→将成果分类→排序整理→概括总结，写出高度深度”。

（七）改文章

初稿完成了，建议把初稿打印出来慢慢修改，按照KISS（Keep it short and simple）原则一遍遍修改，能短则短，能简单就简单，可留可不留的全删掉。

一是通读全文，打磨框架。重点审视开头有没有吸引力，结尾有没有扣题、能否制造共鸣，小标题和主标题的关联性，是否有逻辑顺序。

二是围绕主题，修改文章，明确思想，纠正偏离的、不妥的案例和表达。

三是换位思考，以终为始，逐词逐句，删除无用的句子和词，长句改短句、长段改短段，做到减无可减，直至念起来上口，听起来顺耳。

如职场上的工作总结要重点展示分析能力，将对工作感性的认识上升到理性的规律性总结，通过一线经验和视角，提升归纳工作成果的意义，找出问题或者机遇，以及如何解决问题或者抓住机遇，其他那些不重要的工作或者业绩都可以删除简化。

总之，职场写作重在结论先行，先思考一个结构化框架，再往里面装素材，素材重在积累，平时要多阅读多练习，随时随地摘抄、记录