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随笔├风眼看世界

职场公文写作(2)

二、职场公文的写作流程和方法

职场写作不同于文学创作,职场公文可以使用基本的框架结构,如波利五力分析结构、3C战略结构等;也可以模仿,看到喜欢的框架结构拿过来改写,填入自己的数据和观点,一般也不会被认为抄袭或者剽窃。

写作本身也是一个动态的过程,包括思考准备、撰写和修改定稿;下面就结合工作总结的写作来阐述职场公文的写作。

(一)定主题

职场写作命题作文居多,要求限时成稿,写作者十分被动,必须在最短时间内了解到写作这份材料的用途,写给谁看,明确写作目的;根据写作目的,确定写作风格,用正确的方式、正确的语气说正确的话。

如工作总结,目的就是让上级组织了解这段时期你所做的工作、取得的成绩,总结经验教训,提出建议,展示自身的成长和对工作的付出。

(二)拟标题

拟标题是对主题的再次梳理、聚焦,分析受众,明确解决受众什么问题、给受众带来什么。

目前主流的文案创作,拟定标题常采用WHCB法则,网络上哪些标题党、段子手就经常使用,匠心独造,追求个性化。

WHCB法则分为感性和理性两个维度,感性方面指标题要做到情感唤醒(Wake up)和戏剧化(Histrionic);理性方面则是指标题要具备群体关联(Connection)和利益的直观呈现(Benefit)。

情感唤醒就是设定一个场景,通过标题刺激受众的人性,唤醒受众情感并激发兴趣,如《深夜加班狗,没想到这次竟……》。

戏剧效果就是要在标题中制造矛盾冲突,吃瓜群众都是看热闹不嫌事大,只有矛盾冲突带来的兴奋点,才能够很好勾起人们的好奇心,如《刚毕业的实习狗,为何让工作3年的你下不了台?》

群体关联包括身份标签和群体符合,标题要指向明确,让你的目标受众一眼辨识到,这是和我相关的内容,和我有很大的关涉性,如《二次元世界新宠:局座有话说》。

利益呈现主要通过数字和修辞,直接把文章能够带来的好处告诉别人,可以快速吸引目标人群,如《5张图告诉你奔三还单着的感觉会有多糟》。

虽然工作总结不一定要取标题,但取个好标题还是能为工作总结增色,提升号召力和感染力。

(三)搭框架

框架是职场写作最核心的部分,写作者要把握结构美感,让观点深入人心。

框架的搭架可以借助金字塔原理,金字塔原理的核心就是结论先行,以上统下,归类分组,逻辑递进;纵向明确清晰、有层次,横向系统全面、有条理。

归类分组时要遵循MECE原则,MECE原则是逻辑思考的基本概念,通俗说是“不重复、不遗漏”。不重复就是为了让人容易理解,不遗漏是为了更有说服力。在实际使用中,确保各级主题特别是三、四主题都要符合MECE原则,有些困难。但我们可以借用过一些现成的MECE架构来行文,如波特五力分析架构、3C战略分析架构等。

一是搭建框架首先要根据确定的主题列出写作提纲,确定各级标题,一般分为三级即可。确定主标题→提炼各层次标题→细分各层次标题。可以把直接论点或者主要内容提炼成小标题,如总经办工作总结中的“合同单据审核”,就可以使用工作内容为标题“本月完成合同单据审核××次”。

二是可以直接套用范文模板,或者结构分析后使用。如其他的总结报告、《政府工作报告》。

三是可以借助工具列出写作提纲。如思维导图、鱼骨图、逻辑树等。

日常工作中的总结报告主要是总结工作成果,在实事求是的基础上,突出重点,突出个性,体现自身价值。但是好的工作总结不只是将一段时间没所有工作进行简单汇总,要充分体现个人职业素养,充分展示工作理念和工作态度,有工作回顾,也要有经验总结。

总结的框架结构可以分为上阶段目标任务完成情况、下阶段工作安排、需要的支持及建议等部分,各层级主题可以按照时间顺序、结构顺序或者重要性顺序排列。

(四)查资料

框架搭建好后,就可以开始按照框架整理素材,没有素材的支撑,无法完成职场写作。

职场写作素材主要靠平时收集,如政策方针、行业动态、公司的内部数据等,素材要求真实而有说服力,如果素材的真实性不能确定,宁可不用。

职场人要定期按照MECE分类整理工作成果,如工作总结,可以养成每周自我总结的习惯,每周分类总结工作成果,最忌上级催要总结时急急忙忙收集工作完成情况,导致总结不全面,深度不够。

(五)写序言

序言就是公文的开头部分,可长可短,一切按需而定,可以用来讲一个故事,也可以介绍主要内容和结构,说明主要观点;有时,也可以通过开头、结尾和文中的引言文字组成一篇序言。

但是,一篇好的好的序言应该要符合金字塔原理的SCQA原则。

情景(Situation),原本稳定的状态描述。

冲突(Complication),颠覆现状发生的问题。

疑问(Question),选出待完成课题。

回答(Answer),提出假设解决方案。

如工作总结可以这样描述:

(S)去年年末的年会上,公司部署安排了今年的重点工作,要求……半年来,部门上下始终那招会议要求落实工作,取得了……(C)但是,这半年来也暴露出了一些问题……(Q)下半年,我们要静下心来,思考解决这些问题……(A)接下来,我们就下半年的一些工作安排,做具体的汇报……

(六)成初稿

根据主题、框架,分类梳理素材,完成初稿的写作,要体现思考水平和洞见。写作时可以先不管文字和语法,把想到的都先写下来,把梳理好的素材填到框架里去;同时边写边搜集新素材,组合成文。

比如写工作总结时,先把收集的工作成果、工作数据按照框架汇总,以终为始,成果导向,汇总关键工作成果,即“列出关键成果→将成果分类→排序整理→概括总结,写出高度深度”。

(七)改文章

初稿完成了,建议把初稿打印出来慢慢修改,按照KISS(Keep it short and simple)原则一遍遍修改,能短则短,能简单就简单,可留可不留的全删掉。

一是通读全文,打磨框架。重点审视开头有没有吸引力,结尾有没有扣题、能否制造共鸣,小标题和主标题的关联性,是否有逻辑顺序。

二是围绕主题,修改文章,明确思想,纠正偏离的、不妥的案例和表达。

三是换位思考,以终为始,逐词逐句,删除无用的句子和词,长句改短句、长段改短段,做到减无可减,直至念起来上口,听起来顺耳。

如职场上的工作总结要重点展示分析能力,将对工作感性的认识上升到理性的规律性总结,通过一线经验和视角,提升归纳工作成果的意义,找出问题或者机遇,以及如何解决问题或者抓住机遇,其他那些不重要的工作或者业绩都可以删除简化。

总之,职场写作重在结论先行,先思考一个结构化框架,再往里面装素材,素材重在积累,平时要多阅读多练习,随时随地摘抄、记录心强强不过命

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